Política de Privacidad Alanube
Objetivo
En Alanube tratamos la privacidad de los datos personales con la mayor seriedad y responsabilidad, es por ello que, a través de la presente Política de Privacidad se establece cómo se recopilan, utilizan, almacenan y gestionan los datos personales de nuestros usuarios y otras personas (referidos colectivamente como “Titular” o “Titulares”) que contratan, se vinculan o utilizan nuestros servicios, acceden a nuestros Sitios Web, incluyendo https://www.alanube.co y/o a sus subdominios (en adelante los “Servicios”).
La sociedad matriz Alero Global S.A.S, quien ejecuta los Servicios de la Alanube a través de sus filiales (en adelante, “Alanube” o conjuntamente con sus filiales “LA EMPRESA”), procesa los datos personales conforme a lo descrito en esta Política de Privacidad.
Esta Política constituye un acuerdo legalmente vinculante entre usted y Alanube. Si usted actúa en representación de una empresa u otra entidad legal, declara que tiene la autoridad para vincular a dicha entidad a los términos de esta Política, en cuyo caso los términos 'Usuario', 'usted' o 'su' se aplicarán también a esa entidad. Si no cuenta con dicha autoridad, o no acepta los términos de esta Política, no debe acceder ni utilizar el Sitio Web ni los Servicios. Al hacer uso del Sitio Web y los Servicios, usted confirma que ha leído, comprendido y acepta los términos establecidos en esta Política. Esta Política no se aplica a las prácticas de terceros que no poseemos ni controlamos, ni a individuos que no están bajo nuestra gestión o empleo.
Base Legal para el Tratamiento de sus Datos Personales
Si la legislación aplicable en materia de protección de datos requiere una base legal para el tratamiento, y LA EMPRESA actúa como responsable del tratamiento de datos o sus filiales como encargados, la base legal para recopilar y utilizar los datos personales descritos en esta Política dependerá del tipo de datos personales involucrados y del contexto específico en el que se recopilen o utilicen.
En general, solo recopilamos o utilizamos datos personales cuando es necesario para la ejecución de un contrato o la prestación de un servicio con el Titular.
Si tratamos datos personales sensibles, además de asegurarnos de que se cumple alguna de las bases legales mencionadas anteriormente, también nos aseguraremos de que se aplica una o más de las bases legales específicas para el tratamiento de datos personales sensibles.
Bases de Datos
Las bases de datos en las que Alanube actúa como responsable del tratamiento. En el tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases de datos Alanube actúa en calidad de Responsable, toda vez que son quienes recaudan la información y toman las decisiones sobre el tratamiento de los datos, y sus filiales, quienes más adelante se señalan, actúan como Encargadas del tratamiento.
A continuación se mencionan las 4 bases de datos sobre las cuales Alanube y sus filiales, realiza el tratamiento de información personal:
Base de datos de clientes
Descripción: Esta base de datos corresponde a la información de las personas que se interesan por nuestros Servicios o con quienes los contratan.
Contenido: Esta base de datos puede contener la siguiente información personal: nombre, número de identificación, ciudad y país de residencia, dirección de correspondencia, correo electrónico, teléfono, actividad económica, información bancaria como número de cuenta, tipo, entidad bancaria, número de la tarjeta de crédito.
Forma en que se recopilan los datos: La información se puede obtener:
- Mediante inscripción de formulario a través del Sitio Web
- Mediante inscripción de formularios a través de una publicidad o pauta en diferentes canales o sitios web.
- Cuando se pone en contacto con el servicio de atención al cliente o agente de ventas.
- Comenta en nuestros blogs o se registra en ellos.
- Participa en encuestas, eventos patrocinados, sorteos o cuando se suscribe a boletines informativos de Alanube.
- Cuando el Titular participa en una transacción electrónica.
Finalidad: La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a Alanube y a sus filiales, cumplir con su objeto de ofrecer sus servicios. De manera que esta base de datos tiene las siguientes finalidades:
- Para contacto con el cliente en: Soporte técnico y servicio al cliente, para facturación: Soporte de facturación, gestión de cobros cobro y recaudo y para mercadeo y publicidad: Envío de boletines informativos, promociones, encuestas e información sobre nuevas funcionalidades. Para proveer servicios y productos requeridos.
- Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el titular. Realizar gestión de cobro a los servicios contratados con Alanube. Informar sobre cambios en productos o servicios. Evaluar la calidad del producto y servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos.
- Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel. Permitir que las filiales de Alanube, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
- Ofrecerle los productos, servicios y/o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de Alanube, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles. Para gestiones adicionales relacionadas con la prestación de los servicios de Alanube.
Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, almacenamiento, uso, y circulación.
Circulación interna: La información ingresada al sistema para el uso de los servicios prestados por Alanube, pasa al área de soporte y servicio al cliente en caso de requerir.
Circulación externa: La información contenida en esta base de datos se guarda en un servidor de Amazon y solo pueden acceder a ella ciertas personas autorizadas de Alanube y sus filiales, como el área de ingeniería y administrativa. Para temas de facturación y cartera se cuenta con un proveedor de contabilidad, para el recaudo se utilizan plataformas de pago o se hace en entidades bancarias.
Vigencia: La información personal contenida en esta base de datos es custodiada mientras dura la relación comercial con el cliente y/o por el término previsto para el cumplimiento de obligaciones legales, contables y financieras de la compañía , máxime un periodo adicional de 10 años luego de su último ajuste o movimiento en la contabilidad. Si en un caso individual, existen indicios de una necesidad de protección o de interés histórico de estos datos, se prolongará el plazo de almacenamiento hasta que se haya aclarado la necesidad legal de protección.
Base de datos de empleados, ex empleados y aspirantes
Descripción: Esta base de datos contiene la información que se recolecta sobre los aspirantes a algún cargo vacante dentro de LA EMPRESA, a través de las hojas de vida, los empleados de la misma vinculados a través de contratos de trabajo y los estudiantes de práctica y las personas que dejaron de ser empleados de LA EMPRESA. Esta base de datos es manejada por el área Administrativa y Gerencial de Alanube.
Contenido: La información personal especificada en esta Base de Datos puede contener los siguientes datos personales: Nombre, número de identificación, copia del documento de identificación, lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, ciudad de domicilio, dirección de residencia, teléfono, mail, salario, exámenes médicos de ingreso, tipo sanguíneo, fondo de pensiones, EPS, fondo de cesantías, datos familiares incluidos niños, niñas y adolescentes en primer grado de consanguinidad, registros fotográficos, ocupación, cargo, información académica, experiencia laboral, referencias laborales y personales, número de cuenta bancaria, entidad bancaria, fecha de retiro, datos de contacto en caso de emergencia, nombre y parentesco. La empresa recopila ciertos datos sensibles: Datos de menores, tipo sanguíneo y registros fotográficos.
Forma en que se recopilan los datos: El área Administrativa recoge la información por medio de las hojas de vida suministradas por el aspirante, en entrevistas de ingreso en presencia del aspirante y en los contratos laborales suscritos entre el empleado y LA EMPRESA.
Finalidad: Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, dentro de los que están, la atención de solicitudes, la generación de certificados y constancias, la afiliación a las entidades del Sistema de Seguridad Social, Salud Ocupacional, la realización de actividades de Bienestar Laboral, el levantamiento de registros contables, los reportes a autoridades de control y vigilancia, contacto con el empleado, causar impuestos, comunicación en caso de ausencia, entre otros fines administrativos y de contacto. Los datos sensibles son utilizados para la información relacionada con la salud del trabajador, se utiliza en casos de emergencia, o para el reporte ante las entidades del Sistema de Seguridad Social.
Tratamiento: El tratamiento que recibe esta base de datos por parte de LA EMPRESA en su condición de responsable y encargada incluye la recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación. La circulación puede ser interna o externa y se efectúa de la siguiente forma:
- Circulación Interna: Para pago de nómina y otros servicios, para levantamiento de registros contables y para seguimiento a empleados, en cuanto a su labor y temas de salud ocupacional.
- Circulación Externa: Según requerimiento de las entidades estatales quienes tienen facultades por ley de solicitar esta información. La información contenida en esta base de datos se guarda en archivos drive y en correo electrónico, y para acceder a ellos se requieren contraseñas las cuales solo son de conocimiento de las respectivas áreas que tienen acceso a la información, de igual forma se establecen políticas de confidencialidad.
- Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y LA EMPRESA, por 10 años más contados a partir de la fecha de liquidación del contrato. Así mismo LA EMPRESA conserva la información en un archivo histórico de las personas que han estado vinculadas a misma, así como de los aspirantes a los cargos que han estado vacantes.
Base de datos de proveedores
Descripción: Esta base de datos corresponde a la información personal que se recolecta sobre las personas naturales proveedoras que prestan servicios y venden productos a LA EMPRESA.
Contenido: Esta base de datos contiene la siguiente información: Nombre, número de identificación, dirección, teléfono, correo, número de cuenta bancaria, titular de cuenta, rut y en caso de tenerlo sitio web.
Forma en que se recopilan los datos: La información se obtiene a través de la documentación suministrada por el proveedor con el fin de realizar el pago posterior a la facturación. Es importante resaltar que los proveedores han autorizado la recopilación de sus datos mediante diligenciamiento y aceptación de formulario.
Finalidad: La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad crear al proveedor en archivo Drive de LA EMPRESA, cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial, realizar pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a los productos vendidos o servicios prestados, enviar reportes a DIAN, y a la Secretaría de Hacienda municipal y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana y contactarlos para contratar de nuevo.
Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de almacenamiento, de uso y de circulación. La información contenida en esta base de datos se guarda en un archivo Drive de LA EMPRESA, por parte del área Administrativa. La autorización consta en un formulario electrónico, el cual es diligenciado y aceptado por los proveedores. Sobre las medidas de seguridad, al archivo Drive solo se puede acceder por personas autorizadas.
Vigencia: Esta base de datos se encuentra vigente mientras exista la relación comercial con el proveedor más un periodo de 10 años.
Base de datos sensibles
Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles, LA EMPRESA ha obtenido la correspondiente autorización de los Titulares cuya información reposa en sus Bases de Datos y obtendrá la autorización de manera previa, siempre que se trate de nuevos datos.
Para el tratamiento de los datos sensibles LA EMPRESA ha cumplido con las siguientes obligaciones:
LA EMPRESA no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.
Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos Personales
LA EMPRESA por medio de la “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” ha adoptado procedimientos para solicitarle al usuario, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento
Al aceptar la Presente Política, el Titular autoriza a LA EMPRESA a recolectar, suministrar, transferir, transmitir, analizar, verificar y usar sus datos personales y/o empresariales, datos financieros, contables, y en general aquellos datos relacionados con el giro ordinario de su negocio para las finalidades contempladas en esta Política y cualquier finalidad adicional que haya sido previamente informada por LA EMPRESA y autorizada por el Titular de los Datos Personales.
Asimismo, autoriza a compartirlos siempre que sea necesario para procesos de pagos, estrategias comerciales u otros temas afines al negocio que busquen el beneficio del usuario, con proveedores, empresas filiales, vinculadas, subordinadas o aliadas de LA EMPRESA ubicadas en Colombia o en terceros países con el fin de que éstas puedan almacenarlos, analizarlos, usarlos, consultarlos y verificarlos ante operadores de información y riesgo, y contactar al usuario para enviarle información, hacerle ofertas comerciales de productos y servicios, o para el mantenimiento de los mismos.
Como Titular de información, el usuario acepta y entiende el derecho que le asiste a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos.
La autorización otorgada por el Titular a LA EMPRESA, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: Por escrito, De forma oral, Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a LA EMPRESA la autorización respectiva. En ningún caso su silencio será asimilado por LA EMPRESA como una conducta inequívoca.
Derechos del Titular de la Información
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA o sus filiales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
- Supresión y/o revocar la autorización: El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitarnos la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a la presente Política y/o legislación aplicable o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados o; se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA EMPRESA. Sin embargo, podremos negarlo cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas o; los datos sean necesarios para proteger sus intereses jurídicamente tutelados; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. - Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Abstenerse de suministrar datos sensibles.
Canales habilitados
Si tiene preguntas, reclamaciones sobre el tratamiento que hacemos de sus datos personales, desea ejercer sus derechos como titular de los datos o realizar consultas relacionadas con esta Política, póngase en contacto con nosotros a través de [email protected].
Transferencia y Transmisión de Datos Personales
El Titular acepta y autoriza que LA EMPRESA podrá efectuar transferencia y transmisión de los datos, para lo cual tomará las medidas necesarias para que sus filiales o los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con LA EMPRESA y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
Por su parte, respecto de aquellos datos personales que el Titular entrega, comparte, transmite o transfiere a LA EMPRESA be en virtud de la relación existente entre ellos, el usuario garantiza a LA EMPRESA que ha obtenido la previa y expresa autorización por parte del titular de los datos personales para que éstos puedan ser tratados por LA EMPRESA con las finalidades específicas para los cuales fueron entregados, compartidos, transmitidos o transferidos y, LA EMPRESA, por su parte, se obliga a tratarlos ajustado a todo lo indicado en la presente Política.
El usuario mantendrá indemne a LA EMPRESA y a sus filiales frente a cualquier demanda, reclamación o acción legal derivada del tratamiento realizado por LA EMPRESA de datos personales suministrados por el usuario sin contar la previa y expresa autorización del titular de los datos personales.
Encargo de tratamiento de datos personales
Alanube podrá encargar el tratamiento de los datos del Titular, para los siguientes fines:
Alanube S.A.C.
Domicilio: Urb Casuarinas Otr. II etapa R19 Nuevo Chimbote, Ancash 02710, Lima, Perú.
Alanube Soluciones SRL
Domicilio: San José, Montes de Oca, San Pedro, de Taco Bell ochocientos metros oeste, cien metros norte y cincuenta metros este en el Centro Ejecutivo Ofident, Costa Rica.
Alanube Soluciones SA
Domicilio: Corregimiento de SAN FRANCISCO, Calle AVENIDA ISRAEL, edificio: SUNSET STRIP, departamento: 212, Urbanización PAITILLA Provincia de Panamá.
Alanube SAU
Domicilio: Av Congreso 2595 piso 2A, Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Soluciones Alegra SAS
Domicilio: Cra 94 # 38-275 Conjunto Residencial Jardines de Santa Monica, Medellín, Antioquia
Finalidad: Prestar servicios de facturación electrónica y de software en la nube.
Amazon Web Services, Inc.
Domicilio: Amazon Web Services, Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109-5210, USA
Finalidad: Alojamiento y servicios en la nube.
Protección de Datos Personales de Menores de Edad y Adolescentes
Nuestros Servicios no están destinados ni dirigidos a personas menores de 18 años o la edad mínima estipulada por la legislación aplicable. No recopilamos ni solicitamos intencionadamente datos personales de menores, ni permitimos deliberadamente que utilicen nuestros Servicios. Si usted es menor de edad, le solicitamos que no utilice nuestros Servicios ni nos proporcione información personal. En caso de que detectemos que hemos recopilado datos personales de un menor sin el consentimiento verificable de sus padres o tutores, procederemos a eliminarlos de nuestro sistema. Si cree que podemos haber recopilado información de un menor, por favor, contáctenos a través de [email protected]
Medidas de Seguridad de la Información Aplicadas al Tratamiento de Base de Datos
LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.
El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores.
Modificaciones a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos
Alanube se reserva el derecho de modificar la presente política según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo. No obstante lo anterior, en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta Política se dará a conocer su última versión a través de medios físicos o electrónicos.
Fecha de Entrada en Vigencia
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 01 de julio del año 2020 y entra en vigencia a partir del día 10 de julio del año 2020. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: https://www.alanube.co/
Política de Seguridad de la Información
Incidentes Alanube
Versiones
- Actual (17 de octubre 2024)
- 31 de octubre 2023
- 21 de junio del 2023